PsyWork: # 𝟒𝐄 - 𝐭𝐢𝐞̂́𝐩 𝐜𝐚̣̂𝐧 𝐛𝐚̀𝐢 𝐭𝐨𝐚́𝐧 𝐌𝐢𝐧𝐝𝐬𝐞𝐭

Ai khi chém gió tư vấn  về DevOps transformation hay Scale Agile Transformation, chắc hẳn vẫn chột dạ về mảng transform về Culture và Mindset, giống mình ngày trước.

Gần đây,  có bạn leader hỏi như này:

1. Khó khăn trong việc ước lượng và quản lý các nhiệm vụ không lường trước được: Ví dụ như dự án private network bị delay do phụ thuộc vào đội khác , vì tính phức tạp chỉ được phát hiện trong quá trình thực hiện.

2. Mindset của đội ngũ: Lo ngại về sự khác biệt trong cam kết và nỗ lực giữa các thành viên – một số người chỉ làm theo kế hoạch mà không nỗ lực tối đa, trong khi số khác cam kết cao nhưng không hoàn thành, dẫn đến việc bỏ dở nhiệm vụ.

Phản hồi của mình để giải quyết tốt các lo ngại này:

- Với vấn đề #1, nhấn mạnh rằng Agile là quá trình cải tiến dần dần, không đòi hỏi hoàn hảo ngay từ đầu. Bằng cách dành 20% dung lượng cho các nhiệm vụ phát sinh (ad-hoc) và điều chỉnh ưu tiên (priority), đội ngũ có thể học hỏi từ các vấn đề để cải thiện khả năng dự đoán và lập kế hoạch.

- Với vấn đề #2, đề xuất lộ trình 4E (Engage, Educate, Enrich, Empower) để thay đổi mindset, nhấn mạnh rằng việc xây dựng mindset cần thời gian, sự quan sát, và điều chỉnh liên tục để duy trì tinh thần tích cực trong đội ngũ.

Vậy 4E là gì mà dùng để tiếp cận bài toán Mindset. 

𝐄𝐧𝐠𝐚𝐠𝐞 – 𝐊𝐞̂́𝐭 𝐍𝐨̂́𝐢 𝐂𝐚̉𝐦 𝐗𝐮́𝐜

Engage là bước tạo kết nối cảm xúc để đội ngũ sẵn sàng thay đổi. Lý thuyết gắn kết xã hội (social engagement theory) cho rằng con người cần cảm giác an toàn và thuộc về để thay đổi hành vi. Hiệu ứng lan tỏa cảm xúc (emotional contagion) giải thích tại sao sự tích cực từ lãnh đạo có thể kích hoạt động lực nhóm. Suy luận từ đây, khi đội ngũ cảm thấy được thấu hiểu, não bộ giảm phản ứng phòng vệ (liên quan đến amygdala), tạo điều kiện để họ cởi mở với tư duy mới.

Ví dụ, trong “chiến tranh nhân dân” của Việt Nam, sự đoàn kết vì mục tiêu chung đã khơi dậy niềm tin và nhiệt huyết, giúp vượt qua khó khăn. Dạo này bị ngộ phim Địa đạo, nên hay lấy làm ví dụ. 

Trong Agile, sếp có thể áp dụng tương tự bằng cách chia sẻ tầm nhìn của dự án , nhấn mạnh giá trị nó mang lại. Một buổi họp nơi mọi người thoải mái đóng góp ý tưởng giúp giảm lo lắng về delay, vì cảm giác thuộc về thúc đẩy dopamine, củng cố động lực nội tại.

𝐄𝐝𝐮𝐜𝐚𝐭𝐞 – 𝐗𝐚̂𝐲 𝐃𝐮̛̣𝐧𝐠 𝐍𝐡𝐚̣̂𝐧 𝐓𝐡𝐮̛́𝐜

Educate cung cấp kiến thức để đội hiểu tư duy hiện tại và cách cải thiện. Lý thuyết học tập nhận thức (cognitive learning theory) cho rằng con người thay đổi qua việc xử lý thông tin mới. Hiệu ứng Dunning-Kruger chỉ ra rằng thiếu kiến thức khiến đội tự tin thái quá vào tư duy sai lầm. Suy luận sâu hơn, việc học về tư duy tăng trưởng (growth mindset) của Carol Dweck kích hoạt vỏ não trước trán (prefrontal cortex), giúp đội nhận thức và điều chỉnh niềm tin giới hạn, như “tôi chỉ làm được thế này.”

𝐄𝐧𝐫𝐢𝐜𝐡 – 𝐑𝐞̀𝐧 𝐋𝐮𝐲𝐞̣̂𝐧 𝐐𝐮𝐚 𝐓𝐫𝐚̉𝐢 𝐍𝐠𝐡𝐢𝐞̣̂𝐦

Enrich đưa đội vào thực tế để củng cố tư duy mới. Lý thuyết học tập trải nghiệm của David Kolb nhấn mạnh rằng hành động và phản ánh tạo ra học hỏi sâu sắc. Khái niệm tự tin từ năng lực (self-efficacy) của Albert Bandura giải thích tại sao thành công nhỏ tăng niềm tin vào khả năng. Suy luận từ đây, trải nghiệm thực tế kích hoạt hệ thống thưởng của não (dopamine release), giúp đội liên kết tư duy mới với cảm giác tích cực, từ đó củng cố hành vi linh hoạt.

Trong Agile, các buổi retrospective, nơi đội chia sẻ bài học giúp củng cố tư duy tăng trưởng bằng cách phản ánh có hệ thống, kích thích tư duy phân tích.

𝐄𝐦𝐩𝐨𝐰𝐞𝐫 – 𝐓𝐫𝐚𝐨 𝐐𝐮𝐲𝐞̂̀𝐧 𝐂𝐡𝐮̉ Đ𝐨̣̂𝐧𝐠

Empower là trao quyền để đội tự làm chủ tư duy và công việc. Lý thuyết tự quyết (self-determination theory) chỉ ra rằng tự chủ, năng lực, và kết nối thúc đẩy động lực nội tại. Ý tưởng “leading by language” nhấn mạnh cung cấp thông tin đầy đủ để đội tự quyết định. Suy luận từ đây, khi được tự chủ, đội kích hoạt vùng vỏ não trước trán, tăng khả năng ra quyết định và cảm giác kiểm soát, giảm căng thẳng liên quan đến bất định trong Agile.

Thay vì ra lệnh, sếp có thể nói: “Đây là mục tiêu…, đây là dữ liệu, các bạn đề xuất giải pháp nhé.” Đội tự đặt mục tiêu sprint và phân bổ effort cho task phát sinh. Câu hỏi như “Chúng ta nên ưu tiên gì?” kích thích tư duy sáng tạo, vì tự chủ thúc đẩy oxytocin, tăng cảm giác tin cậy và trách nhiệm.